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Unternehmerische Freiräume schaffen mit ERP as a Service

Für viele Unternehmen ist die interne Unterstützung und Unterhalt ihres ERP-Systems, Ressourcen-intensive, zeitaufwändige und kostspielig.

Der Wechsel auf eine Cloud-basierte ERP-Lösung sollte in vielen Bereichen, Entlastung bringen, hat vermutlich die Situation nicht verbessert und ggf. noch verschärft.

Die Auslagerung der Anforderungen an einen spezialisierten Dienstleister kann Aufwände, Know-how Bedarf und Kosten reduzieren und damit eine erstrebenswerte Entscheidung sein – speziell in ergonomisch schwierigen Zeiten.

Gedankenansatz

Sie haben Zeit, Geld und Ressourcen in die Implementierung Ihrer ERP-Lösung investiert. Jetzt können Sie beginnen, einen Teil des prognostizierten Investitions-Mehrwerts zu realisieren.

Eine der wichtigsten Herausforderungen bei der Aufrechterhaltung einer effizienten ERP-Lösung besteht jedoch darin, sicherzustellen, dass die Lösung gewartet, aber auch technisch, sowie fachlich weiterhin unterstützt und kontinuierlich weiterentwickelt wird. So kann auch sichergestellt werden, dass Ihre Investitionen kontinuierlich für sie arbeiten und einen Mehrwehrt schaffen.

Ob Sie ein internes Team für den Support Ihres ERP-Systems einsetzen oder die Anforderung an einen spezialisierten Dienstleister auslagern sollten, ist eine der wichtigsten Überlegungen. Dabei gilt es besonders die Punkte der technischen und fachliche Unterstützung nicht zu unterschätzten, wenn es um die Pflege des ERP-Systems geht. 

Fast alle Unternehmen müssen feststellen, dass sie nicht über das fachliche und technische Know-how bzw. Ressourcen, über alle Fachprozesse, technischen ERP-Funktionsblöcke sowie die technischen Abläufe verfügen, um dies intern zu unterstützen. 

Vor diesem Hintergrund hat die CuroGens, ein auf Microsoft Dynamics spezialisierter ERP-Systemdienstleister, eine Liste mit Gründen zusammengestellt, warum die Auslagerung Ihrer Support-Anforderungen die Antwort sein könnte.

Bedarf an Support und Wartung

Gerne wird der Aufwand für den Support und die Wartung von ERP-Lösungen unterschätzt. Dieser setzt sich aus mehreren Themengebieten zusammen:

Infrastruktur und Basis System

Die Infrastruktur und das ERP-Basis-System bilden das Fundament jeder ERP-Lösung. Durch modere Cloud-basierte ERP-Lösungen fällt dieser Bereich in die Verantwortung des ERP-Cloud Anbieters.

Integrationsumgebung und Prozesse

Im Rahmen der Digitalisierung gewinnt die Integration der unterschiedlichen, spezifischen Fachanwendungen zunehmend an Bedeutung und rückt damit im jährlichen Finanzaudit mehr und mehr in den Fokus. Gleichzeitig darf die Komplexität der Integrationsumgebung nicht unterschätzt werden. Dort werden die Daten entsprechend dem Zielsystem konvertiert und aufbereitet. Zunehmend finden in Schnittstellen fachlichen Vorverarbeitungen statt.

Technische ERP-Setup

Bei moderne Cloud-basierten ERP-Lösungen wird mehr und mehr auf Standardprozesse gesetzt. Dies reduziert den Betreuungsaufwand. Dennoch ist ein ERP-System ein Kunden-spezifischer Lösung, der technisch regelmäßig gepflegt, angepasst und weiterentwickelt werden muss.

Fachliche Benutzerbetreuung

Ein nicht unerheblicher Aufwand des Supports liegt in der fachlichen Betreuung zu verschiedenen Spezialgebieten. Hierzu gehört die Schulung, das operative Coaching, die Transaktions-orientierte Problemanalyse sowie die kollaborative Erarbeitung von Weiterentwicklungen/ Verbesserungen.

Test & Validierung

Die regulatorischen Anforderungen an die Unternehmens- und Geschäftsakkreditierung sieht eine jährliche Validierung der fachlichen und technischen Abläufe vor. 

 

Dies ist bereits heute für viele Unternehmen eine Herausforderung. Dies ist bereits heute für viele Unternehmen eine Herausforderung.

Durch den Umstieg auf Cloud ERP-Lösungen, gilt es zu bedenken, dass die ERP-Anbieter, nicht mehr nur jährliche Updates bereitstellen, sondern teilweise monatliche. Und auch bei der Übernehme der Updates durch den Kunden, reduzieren sich die Zeitfenster erheblich. Hierdurch werden mehrere, unterjährige Validierungen der Kerngeschäftssysteme erforderlich.

Personalbedarf

Ganz gleich, welche Art von Geschäft eine Organisation betreibt, zur Abdeckung der Support-Aufgaben sowohl fachlich wie auch technisch, entsteht sehr schnell ein umfänglicher Personalbedarf. Sind dann noch Urlaubszeiten, Krankheit oder Zeitzonen abzudecken, dann kann es zu Personal Engpässen kommen und es könnte ein größeres Team benötigt werden.

Durch die Auslagerung Ihrer Support-Anforderungen können Sie nicht nur den Personalbedarf und damit den Kostenaufwand reduzieren. Bei gleichzeitig umfassenderer und besserer fachlicher und technischer Abdeckung des Know-hows. So stehen Ihnen z.B. für temporäre Spezialthemen, im Rahmen des Supportmodels, Experten zur Verfügung.

Damit schaffen Sie ein optimales Serviceniveau innerhalb Ihres Budgets.

Zuverlässiger Service

Während einige Unternehmen die Idee mögen, dass ihr Support-Service intern ist, ist es unwahrscheinlich, dass sie über die Ressourcen verfügen, um ein vollwertiges Team einzustellen, und sich stattdessen auf zwei oder drei Mitarbeiter verlassen, die jeweils ihre eigenen besonderen Fähigkeiten mitbringen einstellen.

Wenn die Verantwortung auf so wenigen Schultern liegt, können die Personalfaktoren, die mit jedem Mitarbeiter einhergehen (Jahresurlaub, Krankheit, Disziplinarmaßnahmen usw.) und nicht zu vergessen Schulungen der funktionalen und technischen ERP-Produktweiterentwicklungen, zu einem noch größeren Problem werden. Unternehmen fühlen sich dann oft anfällig, wenn in kritischen Bereichen die benötigte Expertise fehlt und diese auch kurzfristig nicht abgedeckt werden kann. 

Spätestens wenn Unternehmen den finanziellen und zeitlichen Aufwand für die Einarbeitung ihrer Mitarbeiter, die für die Betreuung ihres ERP-Systems zuständig sind, kalkulieren, kann es sich als kosten- und zeitsparender erweisen, sich von vornherein für einen ausgelagerten Support-Service zu entscheiden. Somit befreien Sie sich von verbundenen Personalproblemen.

Zusätzliche Ressourcen

Wie oben erwähnt, können Unternehmen, die sich für einen eigenen internen Support-Desk entscheiden, durch die Abwesenheit von Mitarbeitern stark beeinträchtigt werden. Während externe ERP-Dienstleister natürlich unter den gleichen Personalproblemen leiden wie jedes Unternehmen, liegt der Unterschied in den ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen.

Sie werden von einem Team aus zahlreichen Beratern unterstützt, was bedeutet, dass sie, wenn sie mit kurzfristigen Personalausfällen auf der Support-Seite des Unternehmens fertig werden müssen, einen ihrer Berater einsetzen können, um das Ausmaß der Unterbrechung zu minimieren.

Abgesehen von Personalproblemen sind dedizierte ERP-Dienstleister aufgrund der Spezialisierung ihrer Arbeit auch besser mit den neuesten Support-Tools ausgestattet. Um sicherzustellen, dass der Dienstanbieter weiterhin die Interessen des Kunden auch zufriedenstellend erfüllen kann, hält er sich stets auf dem neusten Stand bei den technischen Fortschritten in der Branche. Die Tatsache, dass Sie nicht in die erforderliche Technologie, wie z. B. Support-Management-Software, investieren müssen, sollte auch bei jeder Entscheidung berücksichtigt werden, ob Sie Ihre ERP-Supportanforderungen auslagern sollten oder nicht.

Bleiben Sie fokussiert

Ob es sich um Personalbeschaffung, Besprechungen, Investitionsüberlegungen oder andere Aufgaben handelt, jedes Unternehmen, welches sich entscheidet, seinen ERP-Support-Desk intern zu haben, erhöht wahrscheinlich die Arbeitsbelastung seiner Mitarbeiter und des IT-Teams im Allgemeinen bzw. erlangt keine umfängliche fachliche und technische ERP-Kompetenz.

Die Auslagerung Ihrer Anforderungen an den Support Ihres ERP-Systems an ein Team von Spezialisten …

  • verbessert den Support durch umfassenderes ERP-Know-how.
  • eröffnet Ansätze zur besseren Nutzung der ERP-Lösung durch Unternehmens-übergreifendes Know-how
  • reduziert die Kosten für den Support durch effizientere Personalauslastung
  • flexibilisiert den Support zur Abdeckung von operativen Spitzen
  • deckt die Anforderungen der ERP-Lösungsvalidierung, auch für im Cloud-Umfeld typische, mehrjährige Produktupdates ab  

So können Sie sich auf die Kernziele des Unternehmens konzentrieren können.

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